建築業界はとにかく忙しいんです。
ぼくが以前いた会社は、電通よりは残業してませんでしたが、まあ60〜100時間／月の残業はあるところでした。
そんな会社にいたなかでも、ぼくは平均40時間／月残業に抑え（それでも多いと思う人もいると思うけど）、社内でも早めに仕事を切り上げて帰る人でした。
でも、入社１、２年目は、社内でもトップ５に入るほど残業してたんですよね。残業のしすぎで産業医に通ったこともあります。
そんなぼくが、なぜ早く帰れるようになったかというと、とにかくもう仕事の効率化関連の本を読み漁ったり、ネットで検索してみたりして、片っ端から実践してみたからだと思っています。
今となっては、どこのサイトで見たのか、どの本に書かれてあったことなのか、忘れていたりするのですが、とにかく試してみて、ぼくがオススメする「仕事を２倍早くする方法」を挙げてみたいと思います。
なお、自己流にアレンジしていることもあります。
単語登録をしまくる
これは本当に便利。
ぼくは、「ありした」で入力すると「ありがとうございました」、「ありす」で入力すると「ありがとうございます」と変換されるなど、とにかく特殊な単語登録をしていました。
他にも
「よろ」→よろしくお願いします。
「おつ」→お疲れ様です。
など、よく使う言葉は略称を勝手につくって単語登録してました。
またこの他にも、建築や都市計画に関わる業界用語やその地域ならではの地名、略称などは面倒くらさがらずに、必ず単語登録していました。
これをやることで、特にメールや資料作成はかなり時短できます。
to Doリストはやることだけでなく、目標時間も書き、ゲーム感覚で潰してく
to Doリストも仕事から帰る前に次の日の分を必ずつくってました。
ただ、つくるだけでなく、そのリストの中での優先順位や作業項目ごとの目標時間も書いてました。
また、作業をし終えた際は赤く太いペンで思いっきりその作業項目を二重線で消してました。
作業項目を全て赤いペンで消しきると、to Doリストが真っ赤に染まって、達成感が出るのでオススメです。なんか危ない奴みたいだけども。
予定には必ず余裕をもうける
to Doリストをつくる際は必ず余裕時間を設けてください。
ぼくは基本的に17時までに終わるような作業項目、目標時間を設定していました。(定時は18時)
なぜかというと、ほぼほぼ目標時間通りにいかないことが多かったり、想定外の作業が発注者や上司から与えられることがあるからです。
もちろん繁忙期は17時以降の予定も立てざるをえないのですが、どんなに遅くても20時までの予定にし、想定外の対応をしたとしても22時ごろには帰れるようにしていました。（遅いね、、、でも基本は定時〜20時には帰ってたよ！）
３日前に終わらせるようにスケジュールをたてる習慣をつける
基本的に打合せなど、資料が必要な日の3日前には終わらせられるようなスケジュールを立てるように心がけましょう。
大事なのは、本当の締切の3日前が納期だと思い込むことです。
このようなスケジュールを立てることで
・常に先へ先へと、早く急いで仕事をするようになる
・ブラッシュアップ期間を設けられる
・上司も安心して色々な仕事を任せられるようになる
みたいな効果があります。
ぜひ実践してみてください！
よく使うサイトはブラウザ立ち上げと同時に立ち上げるように設定
細かいけど、これも必須。
よく使うサイトはブラウザ立ち上げ時に同時に立ち上がるように設定してください。
ブラウザによって、設定は異なるけど、主要なChromeとIEでの設定方法は以下のサイトをご覧ください。
面倒な作業は基本的にアルバイトなどに頼む
あなたがアルバイトや外注を容易にできる立場なら、面倒な作業、単純作業は基本的にアウトソーシング！これ絶対です。
「自分がやった方が早い」とか「作業を教えるのが面倒」とか、そんなこと言う人の気持ちもわからなくはないのですが、基本はアウトソーシングです！
例えあなたが30分で終えられる作業を、バイトさんでは1時間かかるとしても、アウトソーシングした方がいいです。
教えるのが面倒だと言っても、10〜15分程度でしょ？教える時間差し引いたとしても、15分は短縮できるし、もっと頭の使う作業をやれる時間が増えます。
また、一度教えることで、また同じような作業をしてもらうときはもっと短縮できることになります。
使い回しが可能な資料はストックして整理しておく
ぼくはよく使う資料上の装飾とか、事例写真とか、参考になるレイアウトの資料は、常にストックしていつでも取り出せるようにしていました。
また、使い回しするものによって異なりますが、使い回しするものはそのまま使うのではなく、少しアレンジして使うと、さらに使い回し資料のバリエーションが増えたり、クオリティが高くなったりします。
基本、連絡はメールで（本当はメッセンジャーとかが良い）
ぼくは断然メール派です。
細かいニュアンスなど、説明に時間がかかるものは電話のほうが良いなんて話もありますが、大抵のことはメールで伝えられます。
メールで伝えることで、記録にも残りますし、明確に意図を伝えられます。電話だとふんわり、ざっくりした会話になり、ニュアンスは伝わりやすいけど、明確な意味が実は伝えにくかったりします。
また、電話は相手の時間をいきなり奪う行為でもあると思っています。作業に集中してるのに、電話されたらたまったもんじゃない。
なので、ぼくは極力、メールで連絡し、相手にも極力メールで連絡してもらうように仕向けてました。
ただ、本当はメッセンジャーやラインの方がより効率的だったりします。クリエイティブな人とやり取りするときはぼくはこっちです。
シンプルなやり方を考える
色々と仕事の効率化に関するテクニックを見ていると、だんだんと複雑怪奇なテクニックをたくさん見ることになります。
やれ、マトリックスで重要度・緊急度で整理しろとか、スケジュールは作業を細分化して組み立てろとか、色々と出てきます。
でもそれやるのって、結構億劫なんですよね。面倒くさい。
ぼくはもっとシンプルにざっくりと考えていいんじゃないかなーと思っていて、to Doリストも割とざっくりです。
たとえば、
・「●●の資料づくり ２時間」とか
・「▲▲の図面作成 ３時間」とか
この程度のリストをつくります。
資料をつくるにしても、細分化しようと思えば、「データ集め」、「考察」、「レイアウト」とか、色々と細分化できますが、いちいち面倒だし、あまり細かくスケジュールをつくり過ぎると、なんかスケジュールに支配されているように感じてストレスだったりするんですよね。
なので、複雑に考えずにざっくりとスケジュールを前日に立て、その日の気分でその作業の中で、どこの部分に手をつけるか考えます。気分に従って決めたほうが頭も働くし、楽しいと思えるし、その日の仕事にノッていけるからです。
シュレッダーにかけるゴミはまとめて出す
いちいち、ゴミを捨てに行ったり、シュレッダーにかけに行ったりと、席を立ってませんか？
そういう手間さえも惜しむことが大事です。
なので、ぼくはこういう席を立たねば捨てられないゴミ類は「あとで捨てに行くボックス」を足元につくっておいて、そこに溜めるようにしてます。
このボックスをつくることで、半年に１回程度、シュレッダーにかけに行けばいいように済みます。もちろんシュレッダーにかける仕事はアルバイトさんなどにアウトソーシングしちゃいます。
早く寝る。０時までには必ず寝る
結局これが１番重要だったりします。割といろいろな記事で言ってるけど。
本当に０時までに寝るのと寝ないのとでは、頭の働きが全然違うので。
とくに２０代後半になってからは顕著にこの差は大きくなってきます。
いつまでも若いとは思わずに、体や脳にいいことをしてあげた方が、結果的に仕事も早くなるし、いつでも元気に入れます。やる気も出るし。
参考にしたはずの本たち
さて、いろいろと仕事効率本は読み漁りましたが、ぼくが参考にした（はず）の本たちを紹介します。
参考にしたものから、しなかったものまで色々とありますが、まあこの辺りを読み漁っておけば、概ねのノウハウは得られると思います。
あとは、自分にあったものを取捨選択して、実践していけば、早くなることは間違いありません。
ってことで、そんな感じです！
それではっ！