ライフワークバランスだの、今年は働き方改革だの、上の人は合言葉のように言うわけです。
で、その合言葉を言うだけ、言って、特に具体の施策は何もしない。まあやっても「水曜ノー残業デー」とかいう、水曜以外はバリバリ残業してますよアピール。
ぼくは、残業を極力少なくするために、それさえやることができれば、劇的に残業が減る！なんて特効薬みたいなものなんてないと思っています。
劇的に減らすのであれば、会社のトップが有無を言わさず、
「明日から残業は絶対なし。売り上げが落ちようとも明日からは全員定時に帰らせる」
なんてことを言わない限り、残業は劇的には減りません。
まあ、中にはそんな会社もあるようですが、、、現実、これに踏み切れる経営者はなかなかいない。
ですので、地道に非効率な部分を変え、１分１秒でも短くすることを考えないといけないのですが、この部分をなかなか上のおっさんどもは変えようとしない。これまでのやり方を正だと思い、固執し、口ではライフワークバランス！とか言う割に、何も変えようとしないのです。
あんたらの時代は全くライフワークバランス実現してなかったんだから、なんでこれまで通りのやり方が正しいと思ってんだよって感じです。
中でも、会議。
なぜ、そんなにダラダラと会議をするの？ってイライラするくらい長かったり、なんでこんな会議週１でやろうとすんの？ってくらい多かったりするんです。
で、そういう会議の特徴って、だいたい報連相（報告・連絡・相談）程度の会議なわけです。
こういう会議が多いことのデメリットは２つあります。
報連相程度の会議のデメリット
①会議をすることによって失われる作業時間
まず、そもそも会議をやることによって、色々な提案資料をつくるアウトプットの作業がどんどん削られてしまいます。
それをやらないことには帰れないので、会議した分、必然的に残業は増えることになります。
もちろん報連相以上の成果を求める、その場で何か意思決定をするような会議なのであれば、やる必要はあるのですが、報連相程度で終わるのであれば会議なんてせずに、普段の業務の中でいかに報連相を自然に盛り込んでいくかを考えた方がいいと思ってます。
②不必要な報告によるチームのネガティブ化
報連相程度の会議をやると、そのメンバーにもよりますが、報告の中にネガティブな内容が含まれることが結構あります。
たとえば、「●●を他部署の▲▲君に頼んでいて、今はそれを待っている状態です。あいつ仕事遅いんですよね」
みたいなことや
「発注者の■■さん、もう急に仕事降ってきて、本当勘弁して欲しい。お願いの内容もアバウトで何を求めてるかわからないし、、」
とか、
報告、連絡、相談っていうか、愚痴みたいになることもあります。
そんな愚痴めいたことを報告している暇があったら、その作業の遅いという▲▲君に進捗を確認したり、催促したりした方がよっぽど生産的だし、■■さんのアバウトな指示に対して、まずは作業イメージを簡単にまとめた上で、イメージのすり合わせをしている方が生産的なわけです。
また、そのような愚痴めいたことに対して、上のように具体にどのように対処したらいいか、アドバイスをしあうというのであれば、まだ生産的なのですが、大抵はそうはなりません。ひどい時はその愚痴に他の人が乗っかってくる。最悪です。
こういう会議を繰り返していると、そのチームや会社がどんどんネガティブになってきます。
と、まあ、こんなデメリットがあるので、ぼくは報連相程度の会議は極力短くしていく、または無くしていく必要があると思っています。
これらの会議を少なくしていくためには、ぼくとしては以下の４つを考えています。
報連相会議の縮小化を図るための具体の施策！
①口頭での情報共有は最小化
ぼくは、SkypeやLINEのグループチャットに慣れている世代なので、とくに違和感ないのですが、ひとまずこういうグループチャットで常日頃から、報連相をしておくことで、報連相会議をやらない、または特に相談が必要なことだけ会議する、ってした方がいいと思ってます。
とくにこのようなグループチャットは、そのプロジェクトに関わるメンバーが多ければ多いほど、役立ちます。いちいち、あの人にもあの人にも報告しないとって、手間が省けるので。
また、プロジェクトごとにグループチャットを立ち上げ、報連相は基本的にそのチャットで行うと決めてしまえば、これまでそのプロジェクトで課題となっていたことやその対応策の履歴を簡単につくることができます。
こういう履歴をつくっておくと、たとえば似たようなプロジェクトが他に立ち上がり、似たような課題を抱えたときの対応策を簡単に社内で共有することができます。
②意思決定者を明確に
グループチャットをするのであれば、意思決定者は明確にしておく必要があります。
色々と報告、連絡、相談を受けた際に、最終的に「こうしよう」と決める人を決めておくことで、チャットを追うときに、この人が最終的になんて言ったかを追えばいいだけですし、意思決定者もこのチャットさえ見ておけば、チームが抱える課題を常に把握しておけるわけです。
③会議で決めることを明確に
普段の報連相を充実させても、それでも仮に会議をする必要があるのなら、その会議で決めること、やることを明確にさせておく必要があります。
多くのプロジェクトの中で、特に相談しておくべきことや他のチームにも共有しておくべき課題と対応策など、チャットだけでは細かいことまで不足してしまうところを重点的に会議で話します。
また、議題を事前に明確にしておくこともさることながら、それと同時に会議時間も明確にしておく必要があります。
この会議時間は、議題に合わせて、臨機応変に長くしたり短くしたり、それぞれで設定します。
何も考えず、毎週１回（時間決めない）とか、やめて欲しいです。マジで。
④決めたことは必ず意思決定者が総括
会議をして、かつ議事録なんかも必要なのであれば、意思決定者が必ずその会議の総括をしてください。
総括することで、全員の頭の整理にもなりますし、議事録を書く人も総括があることで議事録が書きやすくなると思います。
自分一人の生産性をアップさせることも必要ですが、チーム全員の生産性をアップさせるという視点がとにかく大事だと思うので、議事録を書く人のことまで考えた会議運営をする必要があります。
これらを実行するうえでの課題
と、まあ色々とまとめてみましたが、こうしていく上ではなかなか難しいことが色々とあるんですよね。
①ITリテラシーの欠如
おっさんどものITリテラシーの欠如。これが本当に厄介です。
チャットでの情報共有に慣れていないし、対面での情報共有が何事においても良いということを信じて疑わないので、なかなか浸透していきません。
②メール送るような文にしない
チャットなんだから、変にかしこまらなくていいのです。
ぼくはメールではなく、チャットにメリットがある点は、時系列的に会話のやりとりがわかりやすいのと、変にかしこまって、文章長くしなくて良いことだと思っています。
けど、こういうやりとりに慣れていない人は、チャットなのにメールで送るかのように、長々とかしこまって、送る人がかなりいます。
もちろん、タメ口とかはやめた方がいいかもしれませんが、もっとラフにした方が、絶対効率は高まります。
③全ては意思決定者次第
ぼくが意思決定者となっているプロジェクトのチームでは、基本的に報連相はチャットで、会議は２、３週間に１回、基本30分で、必要なことだけをチームで共有。
という風にしています。
プロジェクトメンバーの中には、ぼくより年上の人も多くおり、チャットでの情報共有に当初は慣れてませんでしたが、やりとりする中で、だいぶ慣れてきてくれました。
チャットのおかげで、ぼくが外出中の時でも、相談に応えることができますし、その分、チームの作業スピードはだいぶ早くなってきました。
もう、これは意思決定者次第なんですよね。
意思決定者が、チャットで情報共有しようってことと、しっかりとチャットを見ること、チャットでも温かみのある文を送ること、そんなことを心がけて、普段の報連相を効率化させ、会議を少なくする意識を持つ。
下の者が、いくらこうした方が効率的だ！と言ったって、意思決定者がチャットを見なかったり、チャットでの対応がおざなりだったり、冷たかったりしたら、たぶんチームとしては気持ちよく機能していきません。
元も子もないですが、意思決定者次第のところはかなりあります。下から変えていくのはどうすればいいのか、、そこはぼくもまだ悩みどころです。
★★★★★
ライフワークバランスだ！とか言っておいて、結局やり方を何も変えようとしない、おっさんは正直あてにしないほうがいいです。
というか、信頼にたる人ではないです。そんな人。
とまあ、そんな感じ。
おしまい！