最近、発注者や若手社員を見ていて、随分と要領よく仕事ができていないなーと感じる人が多くいます。
ぼくはこれまで6年間、同時期に10以上のプロジェクトを掛け持ち、仕事をこなしてきました。
そりゃ、最初はなかなか上手く回せることはできなかったけど、ここ数年は割と問題が出ることもなく効率的に業務を進めることができるようになってきました。
こうなるまでは、まあ色々と試行錯誤しました。数多の仕事効率化の本やサイトも読んだ。
そんなこんなで、これまで要領よく仕事をこなすために、ぼくが実行してきたことをまとめたいと思います。
要領が悪く悩んでいる若手社員の方などにぜひ参考にしていただければと思います。
仕事の効率が上がる９つのこと
①to do Listの作成
まあ、よくある手法ですね。
ぼくは必ず仕事を終えるまでには、次の日のto do listをつくり、帰るようにしています。
これをやろうとすると、何か手帳を買って、綺麗にto do listをつくるような人もいますが、ぼくにはその方法は馴染みませんでした。
殴り書きのように、A4用紙1枚にとりあえず「やらないといけないこと」「その仕事にかける想定時間」を書き出すようにしています。用紙が埋まったら、グチャグチャにして捨てます。
あまり、綺麗に書こうとは思わないこと。そしてそれを記録として取っておこうとも思わないこと。
ぼくにはこれがとても合っていました。
この手法（手法というほどのものではないけど）にたどり着いたのは、赤羽さんの「0秒思考」という本を読んでからです。
0秒思考は思考を早くする、整理するという意味で本当に有用な手法なので、この本はぜひおすすめ！ぼくは毎日0秒思考をすることができてないのだけど、たまにやってます。
と、話は逸れましたが、to do list！これ大事です。
ちなみに、これもto do list系の話では、よく言われる話ですが、終わったto doは終わったとわかるようにチェックしてください。
ぼくは、緑のマジックペンで思いっきりto doの上から訂正線を入れるように消してます。
☑︎ みたいな小さいチェックではなく、思いっきり消してやるのがぼくなりのミソです。
こうすることで、この仕事を潰してやった！という達成感が☑︎よりあるからです。
そして緑のペンってのがまた、ぼく的に目に飛び込んできやすいので、to doをやりまくった感が出て良いのです。
②単語登録をしまくる
これも赤羽さんの本で、「速さは全てを解決する」を読んでから実践してます。
もうね、とにかく単語登録します。
たとえば、ぼくは
・ありがとうございます。→「ありす」で単語登録
・ありがとうございました。→「ありした」で単語登録
みたいな、最初と最後らへんの文字を打ち込めば、変換できるように単語登録をしています。
他にもよく用いる文章も単語登録しています。
たとえば、
・議事録を作成いたしましたので、お送りいたします。→「ぎじさく」で単語登録
みたいな。
たったこれだけのことですが、仕事、とくにメールの効率はかなり上がります。
しっかり単語登録さえしていれば、誤字脱字のミスも防げますしね。
あとは、その仕事ならではの変換で出てこない略称なんかは、面倒がらずに逐一単語登録してます。
ぼくの仕事なんかでは、都市計画道路を「都計道」って略すことが多いので、「とけいどう」で単語登録してたりしてます。
上記で紹介した本では、単語登録は300以上は少なくともするべし！と書いています。
このブログを書いているときに調べたら、ぼくは約400単語登録してました。
皆さんもぜひやってみてください。
③０時前には寝る
これもよく言われることだけど、本当に大事です。マジで。
騙されたと思ってやって欲しい。
とはいえ、まずそもそも家帰るのが23時過ぎだから、無理なんだよね。って思う方も多いと思います。ぼくもそうでした。
でもね、寝るんですよ。0時前に。何がなんでも。
まずは、何時までに家に帰れば、0時前に寝られるか、考えてください。
たとえば、ぼくは22時半までに家に着くことができれば、割と余計なことをしても0時前には就寝することができます。
22時半までに帰れば、晩御飯食べて、風呂入って（湯船つかって軽く本も読む）、軽くストレッチして、0時前には寝てます。
これは、奥さんが晩御飯をつくっておいてくれるというのが物凄く大きいので、感謝の限りなのですが、、、
ここから、では22時半までに帰るにはどうすれば良いか？を考えます。
まずは、何時までに会社を退社すれば良いか。
そして、その時間までに退社するにはどう仕事すれば良いか。
どんどん考えます。
0時前には必ず寝る！ということを意識づけられれば、こういうことを常に考える習慣ができ、要領よく仕事をするための第一歩を自然と踏めるんです。
最初は、多少仕事を残してでも、気持ち悪くても0時前に寝られる時間に帰って、しっかり寝てみてください。
たぶん、1週間程度それを続けると、本当に頭の働きが変わっていることに気づきます。そうなると、それまで多少残していた仕事も普段より効率よく時間内にさばけるようになっているはずです。
1週間後に遅れは取り戻せるので、騙されたと思って試しにやって欲しい。
10個もプロジェクトを抱えていると、打合せの数が必然的に多くなってきます。打合せの数が多くなるとどうなるかというと、その分作業する時間が削られてしまうので、残業時間に作業をしないといけないなんてことが多々おきてきます。
こんなの電話やメールでやれば良かったんじゃね？みたいな打合せもままあるほど、世間はまだまだface to faceの仕事にこだわる人が多いです。
なので、なるべく電話やメール等で丁寧に対応して、打合せの数をそもそも減らす。時と場合によって、打合せの数を集中させるみたいなことがそもそも大事なのですが、まあそれも限度があるので、ぼくは電車の中の時間を有効活用しています。
スマホで議事録を書くのです。
ぼくは大抵、スマホで8割以上議事録を作成しておいて、会社に戻る頃にはほとんど議事録が出来上がっているという状況をつくりだします。
iPadも常に常備しているのですが、やはりスマホが便利。立ってても書けますからね。
電車の中までも仕事しているなんて、社畜だねーと揶揄されるかもしれないですが、ぼくは早く！かつ気持ち良く、気兼ねなく帰りたいのです！
そのためには、電車の中だって利用してやりますよ。
⑤誰がやっても変わらない作業はなるべくアウトソーシング
「ただの作業」
コピー取り、シュレッダーかけなどはもちろんアウトプット！
ぼくは、まず作業の道筋だけ立てたらすぐにアルバイトさん等に
アウトソーシングしてしまいます。そして、本当に考えるべき、やるべきことに思考を注ぐ。
ただ、
アウトソーシングする上で、注意するべきは、なるべく目標像や成果、作業工程等をできる限り共有しておくことです。
でないと、自分が思った成果が出てこなくて、手戻りになったり、結局自分で作業しなくてはならなくなって、かえって非効率になってしまうからです。
逆にこういう目標をしっかりと共有しておくことで、アルバイトさんや
派遣さん等から思いもよらなかった問題点や留意事項を見つけてくれることもあるし、思った以上の成果が出てくることもあります。
⑥自分ができないことを認める。わからなかったら先輩に聞け！
自分ができないことは素直に認めましょう。若いうちならなおさら。
google先生にまずは聞いてみるというのも大事なのですが、複雑な知識が必要な場合は、先輩に聞いてしまった方が楽です。そして、よっぽど根性がひん曲がった先輩でなければ、後輩に質問されることは先輩にとっては嬉しいことです。
また、色々と質問できる先輩を何人か持っておくと、作業効率も格段にアップしますし、社内でこのことを聞くには誰が良いか、すぐわかるようになります。 こうなると、
googleで検索するより早く情報に行き着くこともあります。
もう、とりあえず怒られてもいいから、なんでも聞いてしまうべきですよ。新人は。
⑦何を求められているか作業目的を明確に
アルバイトさんや
派遣さんに作業をお願いするときにも気をつけたいのですが、先輩から作業を振られたときには必ずこの作業目的を明確にしてください。
具体的に指示をしてくれる先輩なら良いのですが、先輩によっては、曖昧な感じで作業を投げてくる人もいます。こういう人には、作業をふられる時点で、「なぜそれが必要なのか？」、「成果物のイメージ（の方向性）」、「いつまでやった方が良いか？」、「その業務全体の中で、この作業はどの部分にあたるのか？」などは明確にした方が良いでしょう。
作業目的がしっかりと頭の中であると、全然仕事のスピードは異なってきます。悩むことが減りますからね。
また、目的がしっかりわかっていると、上司が気づかなかった問題に気づいて、指摘してあげることもできます。そうすると、上司の信頼もよりアップします。
「目的」
これは自分の頭の中でしっかりと明確にしましょう。
⑧自分だけで100％を目指さない
アウトソーシングする、わからないことは聞くと似てますが、自分だけでなんでもやろうとしないでください。
作業を頼まれても、６、７割程度の完成度で先輩にこんな感じで良いか確認をするべきです。作業をふる先輩や頼まれた作業内容によっては、明確に成果物をイメージしきれていない場合もあるので、６、７割でまずは確認することが大事です。
確認したら、ひっくり返されて、３割程度からやり直しってこともありますが、８、９割やってから初めて確認してひっくり返されるよりはるかにマシだし、効率も高いです。
この業界でいうと、建築やまちづくりのコンセプト等、最上段のことは誰か尖ったひとりが考えた方が面白い物ができる傾向にあると思いますが、それ以外の大体の作業は基本的には自分だけで100％を実現するなんてのは無理です。
色々な人の力や考えを盛り込んでいって、100％、100％以上を目指していくことが大事です。
⑨1つの作業に集中する
多くの業務を抱えるといっても、やるのはそのときそのときで１つの業務です。
マルチタスクなんてよく言われますが、基本的にそんなん無理です。いかに１つ１つの業務、作業を終わらせて次の業務、作業に移るか。シングルタスクの繰り返しなんです。
何か１つの作業を行っている場合は、もうそれだけに集中してください。メールも無視。
とはいえ、メール返信もぼくはさっさとしてしまうことが、発注者の満足度にもつながると考えているので、１つの作業は１時間程度になるべく区切ってます。
１時間作業→メール返信・ちょっと休憩→１時間作業
なんて感じで進めていくのが理想です。
早く仕事することでどうなるか？
仕事が早いか遅いかというイメージは、入社3,4年で完全に周りに定着してしまいます。
仕事を早く終わらせてくれるイメージを持たれると、どうなるか？
そんなメリットもまとめてみますよ。
①仕事を任せられやすくなる
与えた仕事をどんどん終わらせる部下には自然と色々と仕事を任せてくれるもんです。
まあ、当たり前ですよね。
どんどん終わらせるからどんどん新しい仕事を振ろうと思うのは自然なことです。
②早く帰りやすくなる
周りの方が正常な思考の人間であれば、あいつは他の人より早くこなしているから、早く帰れるんだなと理解してもらえます。
まあ、早い分仕事は他の人より振られることはありますが、それはそれで早く帰れる強みの１つになります。
あいつには仕事を他より多くふってるのに、ちゃんと終わらせてるのだから、早く帰れて当たり前だ。と思ってくれるのです。
③たまに仕事が遅くても許してもらえる
とはいえ、本当に10抱えているプロジェクトが全てピークになるような事態になると、流石に仕事を終わらせるスピードが遅くなってしまうこともあります。
でも、それまでに築き上げた、「仕事が早く、効率的に遂行してくれる」というイメージを持ってもらえていると、遅くても多少許してもらえます。
あいつができないなら、それなりに理由があるんだろうと察してもらえるんですよね。
これが、仕事が遅いイメージを持たれてしまっていると、何か仕事の仕方が悪いんだろって思われてしまいます。
★★★
ってことで・・・
要領良く仕事をする方法は、結構たくさんあります。
そして、そのメリットもいっぱいある。
若手社員は、会社に染まる必要もないし、会社に合わせた人間になる必要もないと思います。上の世代の人は、割と染まりきってしまっている人間が多い中で、何色にも染まっていない若手社員がメンバーに加わることで、新たな業務領域を獲得できるチャンスでもあるからです。
けど、この要領良く仕事するとか、仕事のスピード・能率を上げるというのは、基礎中の基礎です。ベース。どんな仕事をする上でも、大体大事になることです。
なので、この要領良く仕事をするという意識は、しっかりと持って、若手の頃は仕事をして欲しいです！
そんな感じ。
おしまい！
